Privatlivspolitik for FDF Landsdel 2

Senest opdateret den 5. januar 2019.

Denne privatlivspolitik (”Politik”) er gældende for samtlige af de oplysninger, som gives eller indsamles om dig som deltager på et Landsdels-arrangement, som udvalgsmedlem, som instruktør/hjælper, som kredsleder/kredskasserer i en kreds i FDF Landsdel 2 (”Landsdelen”), som nyhedsbrevsmodtager eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside eller på vores sociale medier. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På https://fdf.dk/landsdel2/om-fdf/privatlivspolitik/ vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af privatlivspolitikken.

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

FDF Landsdel 2
CVR-nr. 35935320.

Kontaktperson

Ejner Bank Andreasen
ld2@fdf.dk
www.fdf.dk/landsdel2

Behandling af personoplysninger

Afhængigt af om du er deltager i et arrangement afholdt af Landsdelen, et udvalgsmedlem, instruktør/hjælper, kredsleder eller kredskasserer i en kreds i Landsdelen, modtager af vores nyhedsbrev eller måske blot bruger af vores hjemmeside eller sociale medier, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som landsdel under landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF. Dette gælder både ved håndtering af din deltagelse på et arrangement i Landsdelen, dit arbejde for Landsdelen eller som administrator (kredsleder/kredskasserer) i en kreds i Landsdelen.

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

Oplysninger om deltagere, herunder ledere på arrangementer afholdt af Landsdelen:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, medlemskab i FDF-kreds samt forældres og andre nære pårørendes kontaktoplysninger.
Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i kredsen.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: I forbindelse med arrangementer vil der blive indsamlet helbredsoplysninger for at sikre, at vi i forbindelse med arrangementet er klædt på til at håndtere astma, allergi eller andre sygdomme samt særlige kosthensyn, der kan have indvirkning på aktiviteten.

Oplysninger om udvalgsmedlemmer:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, oplysninger om medlemskab i FDF-kreds samt dato for ind- og udtræden af udvalgsarbejdet. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i Landsdelen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: I forbindelse med arrangementer vil der blive indsamlet helbredsoplysninger for at sikre, at håndtere særlige kosthensyn, der kan have indvirkning på aktiviteten.

Oplysninger om instruktører/hjælpere til arrangementer afholdt af Landsdelen:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, oplysninger om medlemskab i FDF-kreds samt nære pårørendes kontaktoplysninger. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i Landsdelen og bankkontonummer.

Oplysninger om kredsledere, kredskasserer og formænd i FDF-kredse i Landsdelen:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, telefonnummer, e-mailadresse, medlemskab i FDF-kreds samt andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i kredsen.

Oplysninger om nyhedsbrevsmodtagere

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn og e-mailadresse

Landsdelens sociale medier

Af Landsdelens sociale medier kan nævnes vores Facebook-gruppe ”FDF Landsdel 2” samt øvrige relaterede grupper, herunder ’ludu – fdf lederuddannelsesudvalget i landsdel 2’, ’Aktiv lejr’, ’Seniorer i FDF Landsdel 2’ mm. Desuden har Landsdelen en Instagramkonto @fdfld2 og seniorudvalget har kontoen @ld2senior. Landsdelen deler visse opslag der benytter hashtagget #fdfld2 (”Sociale Medier”).

Hvordan det sociale medier behandler dine personoplysninger, ligger uden for Landsdelens kontrol og er udelukkende forhold mellem dig og det sociale medie.

Vi henstiller til, at du ikke sender os eller videregiver følsomme oplysninger via de Sociale Medier.

Her indsamler vi oplysninger fra

De fleste oplysninger får vi fra dig, dine forældre eller værge.

Når der indhentes oplysninger om medlemskab i FDF-kreds, tillidshverv i kredsen samt alle oplysninger på kredsledere og -kasserer og -formænd kommer oplysningerne fra Frivilligt Drenge- og Pige Forbund, FDFs medlemssystem Carla.

Landsdelens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Landsdelens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (f.eks. deltagelse på et arrangement) med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene

Er du deltager, herunder leder på arrangementer afholdt af Landsdelen, anvender vi dine personoplysninger til at:

administrere din deltagelse, herunder opkrævning af deltagergebyr
planlægge, gennemføre og lave opfølgning på arrangementet
vise vores aktiviteter på Landsdelens hjemmeside og Sociale Medier (billeder)
administrere din relation til os

Er du udvalgsmedlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

administrere din relation og dit arbejde for Landsdelen
udvikle Landsdelen gennem erfaringer og uddannelse, herunder kurser
administrere udvalgsmedlemmets hverv og pligter i Landsdelen
planlægge, gennemføre og lave opfølgning på Landsdelens aktiviteter
vise vores aktiviteter på Landsdelens hjemmeside og Sociale Medier (billeder)
udbetale udlæg, kørsel og lignende
offentliggøre kontaktinfo på hjemmesiden, så deltagere, samarbejdspartnere mv. kan komme i kontakt med udvalg

Er du instruktør/hjælper på arrangementer afholdt af Landsdelen, anvender vi dine personoplysninger til at:

administrere arrangementet og din relation til Landsdelen/arrangementet
udvikle Landsdelen gennem erfaringer og uddannelse
administrere instruktørens/hjælperens hverv og pligter på arrangementet
planlægge, gennemføre og lave opfølgning på arrangementet
vise vores aktiviteter på Landsdelens hjemmeside og Sociale Medier (billeder)
udbetale udlæg, kørsel og lignende
offentliggøre kontaktinfo til deltagerne på arrangementet, så deltagerne ved hvem de skal kontakte

Er du kredsleder, -kasserer eller formand i en FDF- kreds i Landsdelen, anvender vi dine personoplysninger til at:

administrere din kreds’ deltagelse i arrangementer, herunder opkrævning af gebyrer
sende regninger
kontakte dig med tilbud og nyheder fra Landsdelen, herunder indbydelse til arrangementer og indkaldelse til landsdelsmøde (kun kredsledere og -formænd)
planlægge, gennemføre og lave opfølgning på arrangementer
administrere kredsens relation til os

Er du nyhedsbrevsmodtager, anvender vi dine personoplysninger til at:

sende nyheder om hvad der sker i Landsdelen, herunder indbydelser til arrangementer.

Vi behandler primært personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af arrangementer i Landsdelen
Håndtering af kredsens rettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til landsdelsmøde
Afholdelse af sociale arrangementer eller andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget ifm. arrangementer i Landsdelen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i kredsen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til databehandlere i relevant og nødvendigt omfang
Af praktiske og administrative hensyn, samt lovkrav fra myndigheder, opbevarer vi dine almindelige oplysninger også i en periode efter arrangementet er afholdt/din udtræden af et udvalg
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre og andre nære pårørende
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for instruktører/hjælpere på Landsdelens arrangementer behandles oplysninger om pårørende
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Såfremt du med samtykke afgiver, eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os som eksempelvis helbredsoplysninger, så er grundlaget for vores behandling persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a). Behandlingen af dine oplysninger sker udelukkende, når du afgiver samtykke. Formålet er at sikre, at der kan tages hensyn til dit helbred. Oplysningerne der afgives, behandles udelukkende af udvalgsmedlemmer, instruktører og mad-ansvarlige. Et samtykke gælder udelukkende for den pågældende arrangement, og oplysningerne vil umiddelbart efter arrangementets afholdelse blive slettet. Et samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes.

Cookies

På Landsdelens hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit medlemsnummer eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med opfyldelsen af de saglige formål med behandlingen af dine personoplysninger som anført ovenfor anvender Landsdelen i relevant omfang eksterne databehandlere. Vi overlader alene vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et passende sikkerhedsniveau.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Situationsbilleder fra arrangementer videregives til Frivilligt Drenge- og Pige Forbund, FDF til kommercielt brug.

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Dine personoplysninger vil i visse tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS. Hjemlen for overførsel til de databehandlere (og deres underdatabehandlere) og dataansvarlige vi benytter udenfor EU/EØS sker i langt de fleste tilfælde på baggrund af EU-US Privacy Shield aftalen. Du kan se kopi af ovenstående på www.privacyshield.gov. I andre tilfælde sikres det fornødne beskyttelsesniveau af dine personoplysninger, eksempelvis ved at indgå kontrakter i den form, der er godkendt af EU-Kommissionen.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Alt efter om vi behandler dine personoplysninger som deltager, udvalgsmedlem, instruktør/hjælper, kredsleder/kredskasserer eller nyhedsbrevsmodtager, har vi forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder.

Deltagere, herunder ledere på et arrangement afholdt af Landsdelen

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra arrangementets afslutning og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, samt overholdelse af lovkrav overfor offentlige myndigheder, opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for arrangementets afholdelse
Vi opbevarer oplysninger på deltagere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Udvalgsmedlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra udvalgsarbejdets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udtræden af udvalget.
Bilag om refusion og kørselsgodtgørelse gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Instruktører/hjælpere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra arrangementets afslutning og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, herunder muligheden for at du kan blive instruktør/hjælper igen opbevarer vi dine oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udtræden af udvalget.
Bilag om refusion og kørselsgodtgørelse gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Kredsledere/kredskasserer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 6 måneder efter du ophører som hhv. kredsleder eller kredskasserer i Carla, da vi løbende får en opdateret liste herfra.

Nyhedsbrevsmodtagere

Dine oplysninger opbevares så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet.

Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række særlige rettigheder efter persondataforordningen:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse og sletning
Under særlige omstændigheder: Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Retten til tilbagekaldelse af samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Du kan skrive til Landsdelens kontaktperson, for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. Kontaktpersonen er angivet øverst i dette dokument.

Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Revidering af privatlivspolitikken

Landsdelen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.